Co robić, gdy kontrahent nie opłaca faktury?

Nieterminowe opłacanie faktur dotyczy większości przedsiębiorstw. O ile opóźnienia są chwilowe i nie wynikają ze złej woli kontrahenta, wówczas nie zagrażają one danej firmie. Jednak w przypadku, kiedy nieuregulowanie należności przeciąga się w czasie oraz dotyczy kilku odbiorców, wtedy może dojść do problemów z płynnością finansową oraz spirali zadłużenia. Warto zatem wiedzieć, w jaki sposób należy poinformować kontrahenta o zaległościach oraz jak powinno się egzekwować należności.

W jaki sposób można przypomnieć kontrahentom o nieuregulowaniu płatności?

Nieterminowe opłacanie faktur może spowodować problemy z płynnością finansową. Zdarza się także, że przedsiębiorca nie jest w stanie opłacić swoich należności, ponieważ czeka na przelewy od kontrahentów i tak powstaje błędne koło. Takie sytuacje negatywnie wpływają na wizerunek firmy. Dodatkowo w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw, nieterminowe opłacanie faktur będzie skutkowało utratą płynności finansowej, co w konsekwencji może doprowadzić do upadłości. Zdarza się, że przedsiębiorcy nie pilnują terminów, w których powinni otrzymać przelewy, przez co niektóre dokumenty pozostają nieopłacone przed dłuższy czas.

Chcąc uniknąć problemów z płynnością finansową oraz zwlekaniem z uregulowaniem należności, warto na bieżąco monitorować terminy płatności. W sytuacji, kiedy kontrahent zwleka z przelewem, przedsiębiorca powinien natychmiast poinformować go o danej sytuacji.

Treść przypomnienia powinna mieć formę stricte informacyjną. Dobrze, aby wiadomość była skonstruowana w sposób uprzejmy. Nie należy od razu zakładać złej woli kontrahenta. Każdemu może zdarzyć się, zapomnieć o uregulowaniu należności, stąd też warto postawić na łagodną formę przypomnienia. Taka wiadomość pozwoli na zachowanie dobrych relacji z kontrahentem. To, w jaki sposób zostanie on poinformowany o konieczności uregulowania należności, jest dowolne, najczęściej odbywa się poprzez:

• wiadomość e-mail;
• telefonicznie;
• wiadomość SMS;
• osobiste poinformowanie kontrahenta;
• oficjalne wezwanie do zapłaty.

Mimo że, jak wspomnieliśmy, forma informacyjna, na jaką zdecyduje się przedsiębiorca, jest dowolna, warto w tym przypadku uwzględnić tak ważny aspekt, jak potwierdzenie otrzymania wiadomości. Monitorowanie należności nie wymaga specjalistycznych systemów czy korzystania z usług firmy zewnętrznej, wystarczy program do wystawiania faktur, który będzie posiadał odpowiednie ustawienia, informujące o zaległościach płatniczych. Po otrzymaniu powiadomienia, przedsiębiorca może od razu wystosować wiadomość informacyjną do kontrahenta o braku uregulowania należności za daną fakturę bezpośrednio z poziomu programu. Jest to spore ułatwienie, ponieważ wygenerowanie przypomnienia nie wymaga sporej ilości czasu, ponadto wezwanie do zapłaty można od razu wysłać mailem.

Co dzieje się w przypadku, gdy faktury wciąż pozostają niezapłacone?

W sytuacji, kiedy pomimo wysłania wiadomości informującej o braku płatności, kontrahent w dalszym ciągu nie uregulował zobowiązań, należy wysłać oficjalne pismo zawierające wezwanie do zapłaty. Tutaj ważnym aspektem będzie potwierdzenie odbioru. Da to jasny sygnał, że sprawa jest traktowana poważnie i będzie stanowiło dowód w przypadku skierowania zadłużenia na drogę sądową. W dokumencie należy poinformować o naliczeniu odsetek, ostatecznym terminie zapłaty, a w przypadku dalszego nieopłacenia należności, skierowaniu sprawy do sądu.

Przedsiębiorca powinien również obciążyć wierzyciela odsetkami z tytułu nieterminowej płatności. Wynoszą one 9,5% w stosunku rocznym. Istnieje również możliwość uzyskania rekompensaty za koszty odzyskania należności i wynosi ona: 40 euro (do kwoty 5000 zł), 70 euro (kwota wyższa niż 5000 i niższa niż 50 000) oraz 100 euro (kwota równa bądź wyższa 50 000).

W przypadku, kiedy kontrahent jest stałym odbiorcą towarów lub usług, wówczas można wstrzymać współpracę lub rozwiązać umowę i wyciągnąć konsekwencje, zawarte w dokumencie. Jeśli wymienione postępowania nie przyniosły oczekiwanego rezultatu, pozostaje droga sądowa. Tutaj jednak należy mieć na uwadze, że takie postępowanie może trwać miesiącami, jednak najczęściej kończy się wydaniem nakazu zapłaty, który stanowi tytuł egzekucyjny. Komornik będzie dążył do odzyskania należności wraz z naliczonymi odsetkami oraz kosztami postępowania sądowego.

Większość przedsiębiorców na co dzień ma do czynienia z nieterminowym opłacaniem faktur. Procedurę ubiegania się o uregulowanie należności, należy rozpocząć od poinformowania kontrahenta o braku zapłaty. W dalszej kolejności pozostaje naliczenie odsetek, zerwanie umowy i postępowanie sądowe.

*- Artykuł partnera.